Aviso de Prácticas de Privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVISELO CUIDADOSAMENTE.

Este Aviso entra en vigencia a partir del 13 de enero de 2022.

Entendemos la importancia de mantener la privacidad de su información de salud protegida (PHI) y nos comprometemos a hacerlo. La PHI es información financiera personal no pública y de salud que se puede usar razonablemente para identificarlo y que mantenemos en el curso normal de administrar el plan de salud grupal autoasegurado de su empleador o brindarle cobertura de atención médica asegurada y otros servicios. La PHI también incluye su información de identificación personal que podemos recopilar de usted en relación con el proceso de solicitud e inscripción para la cobertura de seguro médico.

Estamos obligados por las leyes federales y estatales aplicables a mantener la privacidad de su PHI. También estamos obligados a proporcionarle este Aviso que describe nuestras prácticas de privacidad, nuestras obligaciones legales y sus derechos con respecto a su PHI. Estamos obligados a seguir las prácticas de privacidad que se describen en este Aviso mientras esté vigente.

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de este Aviso en cualquier momento y hacer efectivos los términos de nuestro Aviso revisado para toda su PHI que mantenemos actualmente o que podamos mantener en el futuro. Si hacemos un cambio significativo en nuestras prácticas de privacidad, publicaremos un Aviso revisado en nuestro sitio web antes de la fecha de vigencia y proporcionaremos el Aviso revisado, o información sobre el cambio y cómo obtener el Aviso revisado, a las personas cubiertas en nuestro próximo envío anual.

Cómo protegemos su PHI:

Nuestros empleados están capacitados en nuestras políticas y procedimientos de privacidad y protección de datos;
Usamos medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas para ayudar a mantener la privacidad y seguridad de su PHI;
Contamos con políticas y procedimientos para restringir el uso de su PHI por parte de nuestros empleados a aquellos empleados que están autorizados a acceder a esta información para fines de tratamiento o pago o para realizar ciertas operaciones de atención médica; y
Nuestra división corporativa de Ética Comercial, Integridad y Cumplimiento supervisa cómo seguimos nuestras políticas y procedimientos de privacidad.

Cómo debemos divulgar su PHI:

A usted: le divulgaremos su PHI a usted oa alguien que tenga el derecho legal de actuar en su nombre (su representante personal) para administrar sus 'Derechos individuales' en virtud de este Aviso.
Al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS): Divulgaremos su PHI al HHS, si es necesario, para garantizar que sus derechos de privacidad estén protegidos.
Según lo exige la ley: divulgaremos su PHI cuando así lo exija la ley.

Cómo podemos usar y divulgar su PHI sin su autorización por escrito:

Podemos usar y divulgar su PHI sin su autorización por escrito de varias maneras en relación con su tratamiento, el pago de su atención médica y nuestras operaciones de atención médica. Al usar o divulgar su PHI, o solicitar su PHI a otra entidad, haremos los esfuerzos razonables para limitar dicho uso, divulgación o solicitud, en la medida de lo posible, al mínimo necesario para lograr el propósito previsto de dicho uso, divulgación o solicitud. . Los siguientes son solo algunos ejemplos de los tipos de usos y divulgaciones de su PHI que podemos hacer sin su autorización por escrito.

Para tratamiento: podemos usar y divulgar su PHI según sea necesario para ayudar en su tratamiento o la coordinación de su atención. Por ejemplo, podemos divulgar su PHI a médicos, dentistas, hospitales u otros proveedores de atención médica para que puedan brindarle tratamiento.
Para pago: podemos usar y divulgar su PHI para administrar su póliza o contrato de beneficios de salud. Por ejemplo, podemos usar y divulgar su PHI para pagar reclamos por servicios que le brindaron médicos, dentistas u hospitales. Podemos divulgar su PHI a un proveedor de atención médica u otro plan de salud para que el proveedor o el plan puedan obtener el pago de un reclamo o participar en otras actividades de pago.
A familiares, amigos y otros para tratamiento o pago:Nuestra divulgación de su PHI para los propósitos de tratamiento y pago descritos anteriormente puede incluir divulgaciones a otras personas que estén involucradas en su atención o en la administración de su póliza o contrato de beneficios de salud. Por ejemplo, podemos divulgar su PHI a sus familiares, amigos o cuidadores si nos indica que lo hagamos o si ejercemos nuestro juicio profesional y determinamos que están involucrados en su atención o en la administración de su póliza de beneficios de salud. Podemos enviar una explicación de los beneficios al titular de la póliza, que puede incluir reclamos pagados y otra información. Podemos determinar que hay personas involucradas en su atención o en la administración de su póliza de beneficios de salud si acepta o no se opone a la divulgación de su PHI a dichas personas cuando se le brinda la oportunidad. En una emergencia o en situaciones en las que esté incapacitado o no esté presente, podemos divulgar su PHI a sus familiares, amigos, cuidadores u otras personas, cuando las circunstancias indiquen que dicha divulgación está autorizada por usted y es lo mejor para usted. En estas situaciones, solo divulgaremos su PHI que sea relevante para la participación de esa otra persona en su atención o la administración de su póliza de beneficios de salud.
Para operaciones de atención médica:Podemos usar y divulgar su PHI para respaldar otras actividades comerciales. Por ejemplo, podemos usar o divulgar su PHI para realizar actividades de mejora y evaluación de la calidad, para realizar investigaciones de fraude y abuso, para participar en la coordinación de la atención o la gestión de casos, o para comunicarnos con usted sobre beneficios, productos o servicios relacionados con la salud o tratamiento. alternativas que pueden ser de su interés. También podemos divulgar su PHI a otra entidad sujeta a las leyes federales de privacidad, siempre que la entidad tenga o haya tenido una relación con usted y la PHI se divulgue solo para ciertas operaciones de atención médica de ese proveedor, plan u otra entidad. Podemos usar y divulgar su PHI según sea necesario para realizar u organizar servicios legales, auditorías u otras funciones. También podemos usar y divulgar su PHI para realizar actividades de suscripción, sin embargo,
A socios comerciales para tratamiento, pago u operaciones de atención médica:Nuestro uso de su PHI para tratamiento, pago u operaciones de atención médica descritos anteriormente (o para otros usos o divulgaciones descritos en este Aviso) puede implicar la divulgación de su PHI a ciertas otras personas o entidades con las que hemos contratado para realizar o proporcionar ciertos servicios en nuestro nombre (socios comerciales). Podemos permitir que nuestros Socios comerciales creen, reciban, mantengan o transmitan su PHI en nuestro nombre para que el Socio comercial nos brinde servicios, o para la gestión y administración adecuadas del Socio comercial o para cumplir con los requisitos legales del Socio comercial. responsabilidades. Estos socios comerciales incluyen abogados, contadores, consultores, cámaras de compensación de reclamaciones y otros terceros. Nuestros socios comerciales pueden volver a divulgar su PHI a subcontratistas para que estos subcontratistas brinden servicios a los socios comerciales. Estos subcontratistas estarán sujetos a las mismas restricciones y condiciones que se aplican a los Socios Comerciales. Siempre que dicho acuerdo con un socio comercial involucre el uso o la divulgación de su PHI, tendremos un contrato por escrito con nuestro socio comercial que contiene términos diseñados para proteger la privacidad de su PHI.
Para la salud y la seguridad públicas: podemos usar o divulgar su PHI en la medida necesaria para evitar una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de usted o de otros. También podemos divulgar su PHI para actividades de supervisión de la salud pública y del gobierno y para denunciar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica a las autoridades gubernamentales.
Según lo permita la ley: podemos usar o divulgar su PHI cuando la ley nos lo permita.
Para procesos y procedimientos: podemos divulgar su PHI en respuesta a una orden judicial o administrativa, citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal.
Actividad delictiva o cumplimiento de la ley: podemos divulgar su PHI a un oficial de cumplimiento de la ley con respecto a víctimas de delitos y actividades delictivas. Podemos divulgar su PHI si creemos que el uso o la divulgación son necesarios para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente para la salud y la seguridad de una persona o del público. También podemos divulgar su PHI si es necesario para que las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley identifiquen o detengan a una persona.
Funciones gubernamentales especiales: cuando se aplican las condiciones apropiadas, podemos usar o divulgar la PHI de personas que son personal de las Fuerzas Armadas (i) para actividades que las autoridades de comando militar correspondientes consideren necesarias; (ii) con el propósito de que el Departamento de Asuntos de Veteranos determine su elegibilidad para recibir beneficios, o (iii) a las autoridades militares extranjeras si es miembro de ese servicio militar extranjero. También podemos divulgar su PHI a funcionarios federales autorizados para realizar actividades de inteligencia y seguridad nacional, incluida la prestación de servicios de protección al presidente u otras personas legalmente autorizadas para recibir dicha protección gubernamental.
Reclusos: podemos usar o divulgar su PHI si usted es un recluso de un centro correccional y su médico creó o recibió su PHI en el curso de su atención.
A los patrocinadores del plan, si corresponde (incluidos los empleadores que actúan como patrocinadores del plan): podemos divulgar información de inscripción y cancelación de la inscripción al patrocinador del plan de su plan de salud grupal. También podemos divulgar cierta PHI al patrocinador del plan para realizar funciones de administración del plan. Podemos divulgar información de salud resumida al patrocinador del plan para que el patrocinador del plan pueda obtener ofertas de primas o decidir si enmendar, modificar o cancelar su plan de salud grupal. Consulte los documentos de su plan, cuando corresponda, para obtener una explicación completa de los usos y divulgaciones limitados que el patrocinador del plan puede hacer de su PHI para proporcionar funciones de administración del plan para su plan de salud grupal.
Para médicos forenses, directores de funerarias y donación de órganos: podemos divulgar su PHI a un médico forense o examinador médico con fines de identificación, para determinar la causa de la muerte o para que el médico forense o examinador médico realice otras funciones autorizadas por la ley. También podemos divulgar PHI a un director de funeraria, según lo autorice la ley, para permitir que el director de funeraria lleve a cabo sus funciones. Podemos divulgar dicha información con una anticipación razonable de la muerte. La PHI se puede usar y divulgar con fines de donación de órganos, ojos o tejidos cadavéricos.
Investigación: podemos divulgar su PHI a investigadores cuando su investigación haya sido aprobada por una junta de revisión institucional que haya revisado los propósitos de la investigación y haya establecido protocolos para garantizar la privacidad de su PHI, o según lo permita la ley federal de privacidad.
Recaudación de fondos: podemos usar su PHI para comunicarnos con usted a fin de recaudar fondos para nuestro beneficio. Tiene derecho a optar por no recibir dichas comunicaciones.
Conjuntos de datos limitados e información no identificada: podemos usar o divulgar su PHI para crear un conjunto de datos limitado o información no identificada, y usar y divulgar dicha información según lo permita la ley.
Para Compensación de Trabajadores: Podemos divulgar su PHI según lo permitido por compensación de trabajadores y leyes similares.

Usos y divulgaciones de PHI permitidos solo después de recibir la autorización:

Obtendremos su autorización por escrito, como se describe a continuación, para: (i) usos y divulgaciones de su PHI con fines de marketing, incluidas las comunicaciones de tratamiento subsidiado (excepto para ciertas actividades permitidas por la ley federal de privacidad, como las comunicaciones cara a cara). o regalos promocionales de valor nominal); (ii) divulgaciones de su PHI que constituyen una venta de PHI según la ley federal de privacidad y que requieren su autorización; y (iii) otros usos y divulgaciones de su PHI no descritos en este Aviso.

También existen otras leyes federales y estatales que pueden restringir aún más nuestra divulgación de cierta PHI (en la medida en que mantenemos dicha información) que se considera altamente confidencial.

Nuestra intención es cumplir con los requisitos de estas leyes de privacidad más estrictas y solo divulgaremos este tipo de PHI especialmente protegida con su autorización previa por escrito, excepto cuando la ley permita o exija nuestra divulgación de esta información.

Autorización:

Puede darnos una autorización por escrito para usar su PHI o divulgarla a cualquier persona para cualquier propósito que no esté permitido o exigido por la ley. Si nos da una autorización, puede revocarla por escrito en cualquier momento. Su revocación no afectará ningún uso o divulgación permitida por su autorización mientras estuvo vigente. En el caso de que esté incapacitado o no pueda responder a nuestra solicitud de autorización (por ejemplo, si es o se vuelve legalmente incompetente), podemos aceptar una autorización de cualquier persona que esté legalmente autorizada para otorgar dicha autorización en su nombre.

Derechos individuales:

Para ejercer cualquiera de estos derechos, llame al número de atención al cliente que figura en su tarjeta de identificación.

Acceso: con excepciones limitadas, tiene derecho a inspeccionar u obtener copias de su PHI. Podemos cobrarle una tarifa razonable según lo permita la ley. Le proporcionaremos una copia de su PHI en la forma y el formato solicitados, si se puede producir fácilmente en dicha forma o formato, si no, en una copia impresa legible o en el formato que usted y nosotros acordamos. Cuando su PHI esté contenida en uno o más conjuntos de registros designados electrónicamente, tiene derecho a obtener una copia de dicha información en la forma y el formato electrónicos solicitados, si se puede producir fácilmente en dicha forma y formato; o si no, en una forma y formato electrónico legible según lo acordado por usted y nosotros.
Modificación: con excepciones limitadas, tiene derecho a solicitar que modifiquemos su PHI.
Contabilidad de divulgaciones: tiene derecho a solicitar y recibir una lista de ciertas divulgaciones realizadas de su PHI. Si solicita esta lista más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable según lo permita la ley para responder a cualquier solicitud adicional.
Restricciones de uso/divulgación:Tiene derecho a solicitar que restrinjamos nuestro uso o divulgación de su PHI para ciertos fines. Estamos obligados a aceptar una solicitud para restringir la divulgación de su PHI a un plan de salud si nos envía la solicitud y: (i) la divulgación es con el fin de realizar pagos o operaciones de atención médica y no es requerida de otra manera por ley; y (ii) la PHI se refiere únicamente a un artículo o servicio de atención médica por el cual usted, o una persona en su nombre que no sea el plan de salud, ha pagado a la entidad cubierta de su bolsillo en su totalidad. Es posible que no estemos obligados a aceptar todas las demás solicitudes de restricción y, en ciertos casos, podemos rechazar su solicitud. Aceptaremos restringir el uso o la divulgación de su PHI siempre que la ley lo permita y determinemos que la restricción no afecta nuestra capacidad para administrar sus beneficios.
Comunicación confidencial: tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted de manera confidencial acerca de su PHI en una dirección alternativa. Cuando llame al número de servicio al cliente que figura en su tarjeta de identificación para solicitar comunicaciones confidenciales en una dirección alternativa, solicite una "dirección PHI".

Nota: Si elige que se le envíen comunicaciones confidenciales a una dirección de PHI, solo responderemos a sus consultas. Si recibe servicios de cualquier proveedor de atención médica, usted es responsable de notificar a esos proveedores directamente si desea que le proporcionen una dirección de PHI.
Aviso de Privacidad: Tiene derecho a solicitar y recibir una copia de este Aviso en cualquier momento. Para obtener más información o si tiene preguntas sobre este Aviso, comuníquese con nosotros utilizando la información que se encuentra al final de este Aviso.
Incumplimiento: tiene derecho a recibir, y estamos obligados a proporcionar, una notificación por escrito de un incumplimiento en el que se haya accedido, utilizado, adquirido o divulgado su PHI no segura a una persona no autorizada como resultado de dicho incumplimiento, y que compromete la seguridad o privacidad de su PHI. A menos que usted especifique por escrito que debe recibir la notificación por correo electrónico, proporcionaremos dicha notificación por escrito por correo de primera clase o, si es necesario, mediante otras formas de comunicación sustitutas permitidas por la ley.
Copia impresa: tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso, previa solicitud, incluso si previamente ha aceptado recibir el Aviso electrónicamente.

Quejas

Si le preocupa que hayamos violado sus derechos de privacidad, puede presentarnos una queja utilizando la información de contacto que se encuentra al final de este Aviso. También puede presentar una queja por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. Le proporcionaremos la dirección del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. si lo solicita.

Apoyamos su derecho a proteger la privacidad de su PHI. No tomaremos represalias de ninguna manera si decide presentar una queja ante nosotros o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.

Contacto:

Guía de ética empresarial, integridad y cumplimiento
Well Simplifi
PO Box 44283
Jacksonville, FL 32203-4283
1-855-521-9359

Si usted desea una copia de esta notificación en español, comuníquese con un representante de servicio al cliente utilizando el número telefónico indicado en su tarjeta de seguro.

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